Mengapa Event Organizer Tidak Bisa Langsung Beri Price List: Memahami Proses Kerja EO

Banyak klien yang ketika pertama kali menghubungi Bandung Entertainment, pertanyaan pertama yang muncul adalah:
"Bisa kirimkan price list untuk acara kami?"

Padahal, sebagai Event Organizer (EO) profesional, kami tidak bisa langsung memberikan harga tanpa mengetahui detail kebutuhan acara.
Proses kerja EO mirip seperti arsitek yang merancang rumah – sebelum membuat desain dan menghitung biaya, arsitek perlu tahu dulu ukuran lahan, jumlah ruangan, posisi dapur, berapa lantai, dan sebagainya.

Demikian juga dalam merencanakan sebuah event, ada tahapan yang harus dilalui agar acara berjalan sukses dan sesuai ekspektasi.

1. Memahami Tujuan dan Jenis Acara

Langkah pertama, kami perlu tahu tujuan utama acara.
Setiap event memiliki karakteristik yang berbeda:

• Family Gathering → fokus pada kebersamaan dan aktivitas yang menyenangkan.

• Corporate Meeting atau Seminar → butuh suasana formal dan fasilitas lengkap.

• Launching Produk → perlu panggung kreatif dan daya tarik visual yang kuat.

• Konser atau Festival → menekankan sound system, lighting, dan keamanan.

💡 Kenapa penting?
Jenis acara menentukan konsep, lokasi, dan kebutuhan teknis, sehingga mempengaruhi anggaran secara signifikan.

2. Menentukan Tanggal dan Lokasi

Informasi kapan dan di mana acara akan berlangsung sangat krusial.

• Tanggal acara → mempengaruhi ketersediaan venue, harga sewa, serta jadwal vendor dan talent.

• Perbedaan harga weekday vs weekend
  Banyak tempat seperti hotel, objek wisata, dan area outdoor menerapkan harga berbeda antara weekday dan weekend.
  Contoh:

  • Sewa ballroom hotel pada Sabtu–Minggu biasanya lebih mahal dibandingkan hari biasa.

  • Tiket masuk objek wisata untuk peserta juga berbeda, sehingga berdampak pada total biaya.

• Lokasi acara → menentukan kebutuhan logistik dan peralatan.
  Acara di area outdoor memerlukan panggung, tenda, dan perlengkapan ekstra untuk cuaca, sedangkan ballroom hotel sudah menyediakan fasilitas dasar.

💡 Dengan mengetahui tanggal dan lokasi sejak awal, EO dapat merencanakan acara sekaligus menyesuaikan anggaran secara lebih akurat.

3. Jumlah Peserta dan Durasi Acara

EO juga perlu tahu berapa banyak peserta yang akan hadir serta jam mulai hingga selesai acara.
Informasi ini penting untuk:

• Menghitung kebutuhan kursi, meja, sound system, dan peralatan lainnya.

• Menentukan jumlah makanan dan minuman (meals).

• Mengatur alur acara agar tidak bentrok dengan jam makan atau waktu ibadah.

Contoh: acara yang berlangsung pukul 09.00–15.00 tentu membutuhkan snack pagi, makan siang, dan coffee break.

4. Menyusun Kebutuhan Teknis dan Hiburan

Setiap acara memiliki detail teknis yang berbeda, misalnya:

• Panggung: ukuran kecil, sedang, atau megah.

• Dekorasi: minimalis, elegan, atau full thematic.

• Lighting & Sound System: standar meeting atau setara konser musik.

• Hiburan Musik / MC / Talent: band akustik, DJ, penari, atau hiburan khusus sesuai tema.

• Dokumentasi: foto, video, bahkan live streaming jika dibutuhkan.

Semua elemen ini harus dibicarakan di awal agar EO bisa memberikan rekomendasi yang tepat.

5. Penyusunan Proposal dan Estimasi Anggaran

Setelah semua informasi terkumpul, barulah EO menyusun:

• Konsep acara lengkap beserta alur kegiatan.

• Desain visual, seperti layout panggung dan dekorasi.

• Estimasi anggaran (budget) yang sesuai dengan kebutuhan dan prioritas klien.

Dengan cara ini, klien mendapatkan gambaran jelas, bukan sekadar angka harga tanpa konteks.

Kesimpulan: Price List Bukan Sekadar Daftar Harga

Menghubungi EO dan langsung meminta price list sama seperti meminta arsitek membuat desain rumah tanpa tahu ukuran lahan dan jumlah ruangan.
Harga acara tidak bisa ditentukan sembarangan karena dipengaruhi oleh banyak faktor seperti jenis acara, jumlah peserta, lokasi, tanggal, dan detail teknis.

Dengan memberikan informasi lengkap sejak awal, klien membantu EO merancang acara yang:

• Tepat sasaran,

• Tepat anggaran,

• Memberikan pengalaman terbaik bagi semua peserta.